Accueil événementiel à Lyon :
Un événement commence bien avant le premier discours ou la première animation. Il commence au moment où vos invités franchissent la porte.
Oh My Event organise l’accueil de vos événements professionnels à Lyon et partout en France : hôtes et hôtesses, contrôle des inscriptions, remise de badges, orientation, gestion des flux et accompagnement des invités.
Bien accueillir,
c’est déjà réussir une partie de votre événement.
Une équipe briefée sur votre événement, votre public et votre image pour offrir une expérience fluide et professionnelle dès les premières secondes.
La première impression donne immédiatement le ton. Un invité attendu, orienté et pris en charge entre naturellement dans l’expérience que vous avez imaginée.
À l’inverse, une file d’attente mal gérée, un badge introuvable ou un participant qui ne sait pas où aller peuvent rapidement créer de la frustration. C’est pourquoi nous intégrons l’accueil dès la conception de votre événement : nombre de participants, horaires d’arrivée, accès, vestiaire, contrôle des inscriptions, flux, profils VIP ou internationaux… chaque détail est anticipé.
Accueil des participants
Accueil des invités, vérification des inscriptions et première orientation dès leur arrivée.
Émargement & remise des badges
Contrôle des listes, scan ou émargement, remise des badges et gestion des inscriptions de dernière minute.
Orientation & gestion des flux
Accompagnement vers les différents espaces, salles, vestiaires, animations ou points de restauration.
Accueil VIP
Prise en charge spécifique des dirigeants, intervenants, personnalités, partenaires ou invités privilégiés.
Vestiaire
Accueil, identification et restitution des effets personnels avec une organisation adaptée au volume de participants.
Accueil bilingue
Selon les besoins du projet, mise en place d’équipes capables d’accueillir et d’orienter vos participants internationaux.
Un accueil à votre image
L’accueil est le premier contact entre vos invités et votre événement. Il doit donc refléter immédiatement l’image, le ton et le niveau de standing que vous souhaitez transmettre.
Tenues, posture, discours, badges, signalétique ou comptoir d’accueil : chaque détail peut être pensé pour s’intégrer naturellement à votre univers.
Notre équipe événementielle construit avec vous un dispositif d’accueil cohérent avec votre entreprise, votre public et l’expérience imaginée.
Une équipe adaptée
Chaque événement nécessite des profils différents. Nous sélectionnons les hôtes et hôtesses en fonction des missions confiées, du nombre de participants, du type de public et des éventuels besoins linguistiques.
Avant l’événement, chaque membre de l’équipe reçoit un brief précis : déroulé, espaces, horaires, interlocuteurs, consignes et particularités du projet. Résultat : une équipe événementielle qui ne se contente pas d’être présente, mais qui sait exactement comment accueillir, orienter et accompagner vos invités.
Une coordination générale
Un accueil réussi repose autant sur l’anticipation que sur la présence terrain. En amont, nous définissons les flux, les accès, les horaires d’arrivée, les points d’accueil et les différentes missions.
Le jour J, votre chef de projet événementiel coordonne le dispositif et reste en lien avec les équipes pour gérer les ajustements et les imprévus. Vous profitez de votre événement pendant que nous veillons à ce que chaque invité soit accueilli au bon endroit, au bon moment et de la bonne manière.
Un accueil adapté à chaque événement
01
Accueil événementiel
Séminaires & conventions
Émargement, badges, orientation des collaborateurs et gestion des différents espaces.
02
Accueil événementiel
Soirées d’entreprise
Accueil des invités, vestiaire, contrôle des accès et orientation pendant la soirée.
03
Accueil événementiel
Salon & Congrès
Gestion de volumes importants, orientation, contrôle des accès et accompagnement des visiteurs.
04
Accueil événementiel
Inaugurations & lancements
Gestion des listes d’invités, accueil VIP, orientation et accompagnement des participants.
05
Accueil événementiel
Événements sportifs & grand public
Information, orientation et gestion des flux dans des environnements accueillant un public important.
Offrez une première impression à la hauteur de votre événement.
ORGANISER L’ACCUEIL DE MON ÉVÉNEMENT
17
ans d’expérience événementielle
Une connaissance du terrain acquise sur des centaines de formats et de configurations.
200
événements organisés chaque année
Des petits événements corporate aux opérations réunissant plusieurs centaines de participants.
350
clients accompagnés / an
Entreprises, marques et institutions nous confient l’organisation de leurs événements.
1
interlocuteur pour coordonner votre projet
De la préparation au terrain, votre chef de projet centralise l’organisation.
L’agence Oh My Event vous accompagne sur la totalité de votre événement. Que ce soit pour un séminaire, un incentive, un afterwork, une inauguration, des animations ou encore pour du placement de personnalités sur vos événements, notre objectif est de créer une véritable expérience pour tous les participants.
Portfolio
Inauguration — Accueil et gestion des invités
Pour cette inauguration, Oh My Event a pris en charge l’ensemble du dispositif d’accueil : brief des équipes, gestion des flux, remise des badges, orientation des invités et signalétique d’accueil.
Chez nous, l’accueil, ce n’est pas juste un sourire à l’entrée, c’est la première impression de votre événement, et on sait à quel point elle compte. Parce que chaque invité doit se sentir attendu, considéré et bien accompagné dès la première seconde.
L’objectif : offrir une arrivée fluide et chaleureuse tout en respectant l’identité et le niveau de standing souhaités par le client.
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